채용 프로세스 자동화로 면접 일정 조정하는 법

"면접 일정 조율 시간이 90% 줄어들면서 업무 효율성이 상당히 증가했어요. 이전에는 채용 오퍼레이션에 시간을 많이 쏟아야 했지만, 현재는 많이 감소되어 기획이나 브랜딩에 집중할 수 있게 되었습니다." <원익피앤이 김진헌>

Q. 원익피앤이 소개 부탁드려요.

A. 2차 전지 토탈 솔루션 기업입니다.

원익은 15개 계열사를 소유하고 있는 중견그룹으로서 현재 미국, 독일, 대만 등지에 현지 법인을 설립하여 운영하고 있습니다. 원익피앤이는 IT 분야에서 미래형 고부가가치 첨단기술을 통해 디지털 시대를 선도하는 전문기업으로서 임직원 718명이 근무하고 있으며, 2차 전지 충방전 장비 개발 사업을 주력으로 하고 있습니다. 현재는 화성(활성화) 공정과 조립공정 장비를 제조하고 있으며 추후 전극 공정까지 다각화하려는 계획이 있습니다.

Q. 담당하고 계신 업무를 소개해 주세요.

A. 인사팀 내에서 채용 업무를 담당하고 있습니다.

채용 업무 중에서 서류 전형부터 면접 전형까지 그 사이의 과정을 전담하고 있습니다.

Q. 채용 프로세스와 면접 진행 과정을 설명해 주세요.

A. 서류, 1차 면접, 처우 협의, 최종 합격 순으로 진행됩니다.

채용 프로세스는 크게 서류 - 면접 전형 - 처우 협의 - 최종 합격 순으로 진행되고 있습니다. 서류 합격이 되면 면접 일정을 조율하고 1차 면접을 진행합니다. 필요시 2차 면접을 보기도 하지만 내부적으로 인사 권한을 가지신 분만 면접을 보시기 때문에 기본적으로 1차 면접으로만 구성되어 있습니다. 통상적으로 서류 지원부터 채용 완료까지 러닝타임 목표를 보통 40일 이내로 보고 있습니다.

Q. 월평균 몇 명의 인터뷰를 진행하나요?

A. 월평균 50~100건의 면접을 진행합니다.

입사 지원자 수는 약 500명, 인터뷰는 월 50건부터 최대 100건까지 진행하고 있습니다. 전 세계 배터리 제조사들이 양산 설비와 사이클러 장비를 요구하고 있고, 또 2차 전지 장비 수주 잔고가 매년 최대 기록을 세우면서 회사가 빠르게 성장하고 있는데요. 그만큼 조직의 규모가 커지면서 채용 규모 또한 커진 측면이 있습니다.

Q. 되는시간 면접의 어떤 기능을 주로 활용하고 계시나요?

A. 면접관 일정 조율 기능을 활용하고 있습니다.

채용 업무를 담당하면서 가장 필요로 했던 기능이 면접관 일정 조율 부분이었습니다. 1건의 인터뷰를 조율하려면 다수의 면접관님과 통화를 해야 하고, 동시에 기존에 잡혀있던 면접 일정까지 확인해야 했어요. 이 부분을 유선으로 해결하려고 하니까 물리적인 시간도 부족하고, 누락되는 부분도 많았습니다.

면접 건수가 월평균 100건일 경우, 하루에 최소 3~4건 이상 평균적으로 5건 정도 면접을 보았는데요. 진행하는 면접이 많아질수록 누락되는 요소가 생겼는데 되는시간을 활용하면서 많은 부분이 디벨롭되었습니다. 면접관의 캘린더가 연동되어 있으면 모든 면접관의 가능한 시간을 빠르게 찾을 수 있었고, 다수의 일정 중 가능한 일정을 찾아서 후보자에게 보내줄 수 있었습니다. 일정이 확정되면 캘린더에 자동으로 일정이 등록되어 중복되지 않게 스케줄을 관리할 수 있는 점도 좋았습니다.

Q. 되는시간을 사용하면서 좋았던 점 혹은 개선된 점이 있으신가요?

A. 면접 일정 조율 시간이 약 90% 정도 줄었습니다.

가장 좋았던 점은 면접관 일정 조율 기능이 개발되면서 실질적으로 업무 프로세스가 상당히 효율화 되었습니다. 덕분에 면접 과정의 업무가 약 90% 정도 줄었어요! 그동안 면접자에 대한 정보를 수기로 관리하다 보니 누락되거나 잘못된 정보가 기입되어 있는 휴먼에러적 요소가 많았는데요. 되는시간을 통해 면접 일정을 잡으면 지원자의 포지션과 이력서, 지원 경로 등의 정확한 정보를 확인할 수 있어서 좋았습니다. 또 필요한 데이터베이스를 구축하여 시각화된 자료를 만들거나 보고할 때 유용하게 사용할 수 있었습니다.

Q. 채용담당자님의 업무 효율성은 개선되셨나요?

A. 면접 일정 조율 시간이 90% 줄어들고, 야근하는 시간이 줄었어요. (^^)

수치적으로 면접 일정 조율 시간이 90% 줄어들면서 업무 효율성이 상당히 증가했습니다. 저희는 유기적인 업무 R&R을 가지고 있다 보니 채용 기획이나 브랜딩 등 상당 부분의 업무를 담당하고 있어요. 이전에는 채용 오퍼레이션에 시간을 많이 쏟아야 해서 야근하는 일이 잦았지만, 현재는 많이 감소되어 기획이나 브랜딩에 집중할 수 있게 되었습니다.

Q. 면접관들도 편하게 사용 중인가요?

A. 자연스러운 채용 프로세스가 되어 편하게 사용하고 있어요.

되는시간을 도입한 후 이제는 자연스러운 채용 프로세스가 되었습니다. 그래서 면접 일정이 많으셨던 분이나 면접이 많이 몰려있던 팀에서는 굉장히 편하게 사용하고 있어요. 특히 채용 담당자들은 합격 및 탈락에 대한 템플릿을 사용하고, 카카오톡 알림으로 면접 일정 안내하는 부분 등 업무에 큰 도움을 받고 있습니다.

Q. 마지막으로 하고 싶은 말은?

A. 되는시간팀의 빠른 피드백에 늘 감사드립니다.

되는시간팀에 기능적인 부분을 많이 요청드리고 있는데, 항상 빠르게 피드백 주시거나 개발 일정을 안내해 주시는 거에 만족도가 상당히 높다는 것! 꼭 말씀드리고 싶었습니다.