2020년 2월, 코로나19의 확산을 우려하는 분위기가 최고조에 이르면서 사회적 거리두기 규제 강화 등 강력한 공중보건 조치가 시행되었습니다. 필수산업을 제외한 대다수의 사업장이 봉쇄라는 상황을 경험하게 되었고 이동 또한 제한되었습니다. 코로나19의 확산으로 인해 재택근무가 확대 되었고, 비대면으로 협업을 하고 의사소통을 원활하게 하기 위해서는 새로운 소통방식에 적응할 시간과 학습이 필요했습니다. 2년이 지난 지금 원격 회의는 오늘날의 필수적인 부분으로 자리잡았으며, 이러한 현상을 앞으로도 지속 될 것입니다.

?‍? 화상 회의 가이드

원격근무와 화상회의가 늘어나면서 회사들은 이에대한 가이드라인을 만들기 시작했습니다. 자율적인 재택근무 제도는 종전에도 있었지만 전 직원이 재택근무를 해도 업무에 차질이 없으려면 세심한 업무 규칙과 구성원의 관심이 필요하기 때문입니다.

여기 성공적인 화상회의를 위한 몇가지 유용한 사례가? 있습니다.

1. 화상회의가 필요한지 결정하는 방법
2. 효율적인 화상회의를 위한 기능들
3. 일정이 상충될 때
4. 순조로운 회의 진행을 위한 의제 설정
5. 화상회의 에티켓

화상회의가 필요한지 결정하는 방법

“화상회의 초대는 받았는데, 무엇을 결정하려고 모인거지? 이메일이나 전화 통화로 해결할 수 있는건 아닌가?” 화상회의를 하면서 한번 쯤은 생각 해봤을 질문입니다. 화상회의를 주최하기 앞서 염두해야 할 것은 화상회의는 ‘회의'여야 한다는 것입니다. 당연한 얘기일 수 있지만, 우리는 만나지 못한다는 이유로 너무 쉽게 회의를 요청하곤 합니다 ?

회의를 계획하기 앞서 다음의 질문에 스스로 대답해 볼 필요가 있습니다.

• 회의를 소집하지 않고 이 문제를 해결할 수 있나요? 만약 누군가와 일대일로 이야기해 문제를 해결할 수 있다면 그것이 더 나은 방법일 수 있습니다.
• 혹시 다가오는 다른 미팅에서 다루거나 해결할 수 있는 문제는 아닌가요? 일반적으로 팀에는 정기적으로 진행되는 미팅들이 있습니다. 동일한 참석자로 다음 미팅이 예정 되어 있는 경우 새로운 회의를 예약하는 정기 미팅 시간에 아젠다를 추가하여 다룰 수 있을 것입니다.
• 후속 조치가 필요한 미팅은 아닌가요? 어렵게 시간을 맞추었는데 후속 조치가 필요해 미팅이 금방 끝난적이 있나요?  후속 조치가 필요한 회의라면 이러한 부분은 사전에 점검하여 최대한 많은 정보를 확보한 뒤 미팅을 진행하는 것이 효율적일 수 있습니다.

⚒️ 화상회의를 위한 기능들

화상회의를 위한 많은 툴들이 있지만 화상회의는 얼굴을 보며 말로 전달하기에 분명한 한계가 존재합니다. 따라서 줌과 같은 화상회의 툴들은 이러한 한계를 해결하기 위해 다양한 기능을 제공하는데요, 이들이 제공하는 기능들을 어떻게 사용하는지에 따라 회의의 효율이 높아질 수 있습니다.

기본적으로 우리가 의사소통하는 방식의 대부분이 비언어적이기 때문에 회의 중에 사람들이 화면에서라도 서로를 보는 것은 매우 유용할 수 있습니다. 또한 학교 수업이나 강의 등 글로 쓰는 수업자료가 필요할 때는 화이트보드 기능을 활용할 수 있습니다. 말로 백번 설명하는 것보다 하얀 칠판에 한 줄 써서 설명할 때가 효과적일 수 있습니다.

• 화면 공유
• 비디오 ON
• 회의 녹음
• 가상 화이트보드
• 채팅/회의 메모

?️ 일정이 상충될 때

모든 사람이 같은 사무실에서 일을 해도 회의 일정을 잡는건 충부히 어려운 일입니다. 하물며 서로 다른 시간대에 근무를 하게 될 경우 화상회의 일정을 잡는건 훨씬 더 까다로울 수 있습니다.

되는시간은 상대방이 사용 가능한 시간을 사전에 확인하고, 예약을 진행할 수 있습니다. 회의를 예약하면 참석자는 이메일, 카카오톡, SMS를 통해 예약 내용을 받아 볼수 있습니다 ?  만약 회의에 초대받는 사람이 다른 시간대에 있는 경우에는 현지 시간으로 참석 여부를 확인할 수 있습니다 ?‍♀️

?  이메일, 카카오 알림톡 & SMS 설정하기

?  호스트 타임존 설정

? 순조로운 회의 진행을 위한 의제 설정

대면 회의와 마찬가지로 화상회의에도 의제와 일련의 지침이 있어야 순주로운 진행이 가능합니다. 만약 회의 중에 다루고 싶은 것에 대한 구체적이지 않은 아이디어만 가지고 회의를 시작한다면 무엇에 대해 이야기할지 알아내는 데만 20분을 허비하게 될 것입니다.

다음을 포함하는 회의 의제 마련이 필요합니다.

• 회의 아젠다
• 회의 구조 (각 아젠다에 대해 얼만큼의 시간을 할애할지, 질문할 시간을 남겨둘지 등)
• 회의 참석자와 이들의 역할
• 회의 참석자가 필요로하는 백데이터

회의 의제는 회의의 종류에 따라 달라질 수 있습니다. 그러나 회의의 목적이 의사결정인지, 아이디어 회의인지 등 회의의 성격을 구분하여 회의에 맞는 템플릿을 만들 수 있을 것입니다. 아, 가장 중요한 내용이 있습니다!! 미팅에 참석할 모든 사람에게 최소 24시간 전에 회의 안건을 보내 주세요!! 특히 여러 사람이 참석하는 회의의 경우 참석자가 미팅을 준비할 시간을 가질 수 있도록 사전에 의제를 보내는 것이 좋습니다 ?

? 에티켓을 지켜주세요

좋은 에티켓 규칙을 설정하는건 어느 곳에서나 중요합니다. 이러한 에티켓들은 사람들로 하여금 미팅에 좀 더 잘 참여할 수 있게 유도할 뿐 아니라, 미팅의 효율성을 높일 수 있습니다.

에티켓은 어렵지 않습니다. 에티켓은 상대방을 존중하는 데에서 시작 됩니다. 예를들어, 새로운 사람이 회의에 참석한다는 사실을 알고 있다면 회의를 시작하기 앞서 자신과 참석자들을 소개할 수 있는 시간을 주는 것입니다. 또한 참석자 중 한사람이 말을 하고 있다면 말하는 사람을 방해하거나 동시에 이야기를 하지 않아야 합니다.

화상회의는 대면회의 보다 많은 사람들의 얼굴을 한번에 볼 수 있습니다 ?  그렇기 때문에 우리가 무심코 하는 행동들이 생각외로(?) 다른 사람들에게 잘 보이곤 합니다. 다른 사람이 이야기할 때 휴대전화를 보거나? 이메일을 확인하는 ?  등의 행위는 삼가하는 것이 좋습니다.

내가 호스트라면 회의가 시작되기 전에 화상회의가 제대로 작동하는지 테스트할 필요가 있으며, 내가 참석자라면 회의에 참석하기 전에 의제를 읽어보고 질문이 있을 경우 미리 준비하는 것이 좋습니다. 회의는 비교적 조용한 장소에서 참석도록 하며, 회의 중에는 모든 사람이 다른 알림을 끄도록 하고 방해 요소를 줄이기 위해 휴대전화를 무음으로 설정하도록 요청하는 것도 방법입니다!!

팀의 규모에 관계없이 다음 화상회의에서 더 나은 경험을 위해 이러한 팁을 적절하게 적용하여 사용해 보면 어떨까요? 되는시간은 +4100여개가 넘는 기업과 단체에서 사용하고 있는 온라인 일정 예약 서비스입니다. 되는 시간을 통해 미팅 시간을 잡고 더 나은 미팅 문화를 경험해 보세요 ?