면접 일정 조율 프로세스가 140% 개선 되었어요.

“되는시간으로 면접 일정 조율 업무 프로세스가 140% 개선되었어요.” (ProtoPie 정예진)

Q. ProtoPie 서비스 소개 부탁드립니다.

A. 프로토타입을 쉽게 만들 수 있는 툴이에요.

ProtoPie는 디자이너가 접근하기 쉬운 개념을 가지고 있어 코딩 없이도 빠르고 정교한 프로토타입을 만들 수 있는 툴이에요. 모바일, 데스크탑을 넘어 자동차, 스마트워치 등 다양한 제품의 Digital transformation을 위해 적극 활용되는 툴로 대표적인 고객사들은 아래와 같습니다. Google, Microsoft, Amazon, Facebook, Apple, BMW, Mercedes Benz, Lucid motors, Nintendo, Xbox 등 글로벌 회사가 있습니다.

Q. ProtoPie에서 어떤 업무를 맡고 계시나요?

A. Facilitatior라고 들어보셨나요?

저는 Operation팀에서 Team Facilitator로서 인사/총무/자동화를 담당하고 있습니다. 한국에서는 약간 생소하게 느껴지실 수도 있어요. 퍼실리테이터(Facilitator)는 조직 내 다양한 문제해결 활동을 지원하는 촉진자 역할을 하며 특히 리더들이 팀 단위나 조직 단위의 문제를 해결하는 역할을 수행합니다.

Q. 되는시간은 어떤 용도로 사용하고 계신가요?

A. 면접 일정 조율에 사용하고 있습니다.

ProtoPie는 1차, 2차, 3차 총 3번의 면접이 있고 각 면접당 1시간에서 2시간까지 면접이 진행됩니다. 그러다 보니 1명의 지원자당 적게는 3시간, 많게는 5~6시간이 면접에 소요되고 있어서 스케줄링에 어려움이 많아요. 시간이 긴 만큼 면접관도 다양하고 전원 재택근무를 기본으로 하고 있기 때문에 구글 캘린더 공유를 하고 있지만 일정 조율을 위한 커뮤니케이션 비용이 매우 많이 들었어요.

바로 이 부분에서 왓타임(Whattime)의 되는시간이 면접관과 지원자 사이에서 '열일' 하고 있습니다.

Q. 에어테이블(Airtable, 협업툴)과 연동했을 때 장점이 뭔가요?

A. 되는시간과 Airtable을 연동해 일정 관리 효율을 높이고 있습니다.

Airtable은 사실 Google sheet와 비슷한데 자체적인 자동화가 가능한 CRM 소프트웨어의 역할을 해주고 있어요. 그래서 아래와 같은 2가지 장점이 있어요.

면접을 제안하는 단계에서 왓타임(Whattime) 되는시간 링크만을 제공하기보다는 미리 짜둔 면접 단계별 메일 템플릿을 토대로 각 단계의 지원자에게 적절한 면접 제안 메일을 자동으로 보내준다는 점이에요.

회사 기본 앱(Slack, Notion)과 메이저 노코드 자동화 툴(Zapier, Make - 구 Integromat)에서 공식적으로 지원하고 있기에 다른 채용 자동화 프로세스와 창의적으로 연계하기에 스케줄 관리가 편리하고 원하는 대로 커스텀할 수 있습니다.

Q. 되는시간을 활용하면서 가장 좋은 점이 무엇인가요?

A. 채용 일정 관리의 커뮤니케이션 비용 절감이요.

커뮤니케이션(지원자-채용담당자-면접관) 비용 절감이에요. 아무나 면접관으로 들어갈 수 없잖아요. 주로 리더급에서 면접을 보는 게 일반적인 만큼 다들 스케줄이 너무나 바쁘세요. 또 저희는 면접관의 현재 체류 중인 국가의 시간까지 모두가 고려된 구글 캘린더를 되는시간이 예쁘고, 똑똑하게 보여줍니다.

또, 지원자가 원하는 시간을 조정하고 변경할 때마다 채용담당자가 일일이 면접관에게 메일 또는 DM, Thread에서 현재 상황을 전달해줘야 했었던 것이 ProtoPie 채용 일정 관리의 가장 큰 허들이었어요. 이제는 되는시간으로 한 번에 해결하고 있습니다.

Q. 채용 업무 프로세스의 개선에 얼마나 도움이 되나요?

A. ProtoPie 면접 일정 조율 업무 프로세스가 140% 개선되었어요.

면접관과 면접자의 일정 관리 및 확인하는 과정의 채용 업무 프로세스만을 놓고 본다면 업무 로드만 70% 이상 감소 되고 있어요. 되는시간으로 정말 시간이 오래 걸리는 번거로운 커뮤니케이션 비용이 절감되었다고 생각합니다.

그런데 채용담당자의 리소스 절감이 다른 업무의 생산성과 직결된다고 보면 기회비용 측면에서 그 두 배인 140% 이상의 효율을 불러온다고 생각이 돼요. Team Facilitator로서 되는시간의 도입은 ProtoPie에서는 탁월한 선택이었습니다.

Q. 되는시간에 더 필요한 것이 있을까요?

A. 예약 페이지에 개인 프로필 기능이 있다면 어떨까요?

그럼, 개인도 회사도 브랜딩할 수 있을 것 같다고 생각했어요. 다른 이야기지만 되는시간은 온라인 예약부터 결제까지 가능한 올인원 플랫폼의 기능도 담고 있어요. 개인적으로 사실 이 회사에서 일하기 전에 심리상담사로 5년간 일했었는데 되는시간 같은 비대면 올인원 플랫폼이 있으면 좋겠다고 생각했거든요.

상담사의 커리어와 연혁, 자격증 등을 표시할 수 있다면 더욱 좋을 것 같다는 생각이 들었어요. 상담사가 아니라 영업사원이어도 프로필이 있다면 더 신뢰하기 좋을 것 같아서요.