업무 생산성이 높아지는 프리랜서 일정 관리 방법

프리랜서는 스스로 자신의 상사가 되어 일하거나 프로젝트별로 여러 조직에 고용되어 일합니다. 일하는 방식이 자유롭고 업무 시간을 스스로 정할 수 있다는 것은 장점이지만, 클라이언트의 긴급한 요청이나 문제 발생 시 신속하게 대응해야 되는 상황이 생겨 계획해둔 일정을 모두 소화하지 못할 수도 있어요.

이러한 일에 대응하려면 각 업무의 우선순위를 정하고 충분한 시간을 할당하여 일정을 관리해야 합니다. 프리랜서로서 업무 생산성을 높이고 효과적으로 일정을 관리할 수 있는 6가지 일정 관리 방법을 소개해 드릴게요.

[1] 구체적인 목표 정하기

업무 생산성은 올바른 계획에서 시작됩니다. 금요일까지 어떤 프로젝트를 마무리 해야 하고, 차주 업무를 새롭게 계획해야 할지 등 매주 초에 목표를 적어보세요. 전체 프로젝트를 더 작고 즉각적인 목표로 나누면 순조롭게 진행하는 데 도움이 될 수 있습니다.

모든 작업을 완료하는 데 충분한 시간을 확보할 수 있도록 각 부분에 시간을 할당하세요. 이때 목표 달성 혹은 일정 관리 앱을 사용하거나 종이에 각 목표와 날짜를 적고 완료되면 각 항목에 줄을 그어 표시하는 것처럼 본인에게 맞는 방법을 찾아서 활용해 보세요.

[2] 우선순위 정하기

프리랜서는 시간의 유연성이 상당한 이점이지만 그만큼 높은 수준의 시간 관리 기술이 필요합니다. 단순히 작업 목록을 작성하는 데 그치지 않고 어느 것이 우선순위인지 정해보세요. 예를 들어 대규모 프로젝트 마감 기한은 금요일이지만, 소규모 프로젝트의 마감 기한이 내일이라면 소규모 프로젝트가 더 시급하므로 우선 순위를 높게 배정해야 합니다. 작업 도중에 업무 우선순위를 다시 정해야 하는 일이 없도록 가장 긴급한 프로젝트는 반드시 체크해 두세요!

[3] 루틴 만들기

사람은 습관을 통해 성장합니다. 하루 일과를 규칙적으로 움직여 업무 생산성을 높여보세요. 매일 아침 같은 시간에 일어나서 하루를 시작하거나 매주 정해진 시간에 같은 작업을 수행하면 됩니다. 새로운 행동이 습관이 되기까지 걸리는 시간은 전문가마다 의견이 다르지만, 21일이나 59일이라는 시간에 집중하기 보다 루틴에 전념하는 것이 더 중요합니다.

[4] 어려운 일 먼저 끝내기

비즈니스 컨설턴트이자 미국 제일의 동기유발 전문가 Brian Tracy(브라이언 트레이시)는 “Eat That Frog!”라는 문구를 만들어낸 것으로 유명합니다. 동일한 제목의 그의 책에서 ‘성공한 사람들은 가장 어려운 일을 마지막 순간까지 미루지 않고 즉시 처리한다.’고 말하는데요. 매일 머릿속에 “개구리 먹기”를 떠올려 보세요. 가장 어려운 일을 끝내기 위해 매일 아침 시간을 할애한다면 오후 시간은 남은 일을 조금 더 편안하게 처리할 수 있습니다. 이제 하루 동안 복잡한 작업을 처리해야 하는 스트레스에서 벗어나세요!

[5] 뽀모도로 기법

프란체스코 시릴로가 제안한 시간 관리 방법으로 25분 집중 후 5분간 휴식을 취하는 방식입니다. 이탈리아어로 ‘토마토’를 뜻하는 Pomodoro는 토마토 모양의 요리용 타이머를 이용해 25분간 집중하고 휴식하는 방법을 제안한 것에서 그 이름이 유래했습니다. 뽀모도로 기법은 먼저 할 일을 생각하여 정리한 후 타이머 기계나 앱으로 25분을 설정합니다.

1뽀모도로는 25분 집중과 5분 휴식을 뜻하는데, 25분 안에 정해둔 작업을 끝내야 합니다. 만약 25분 보다 작업이 일찍 끝났다면 다른 일을 하는 것이 아니라 해당 업무를 다시 확인하세요. 총 4번의 뽀모도로를 진행하면 30분~1시간 정도의 긴 휴식을 취합니다. 작업 공간을 벗어나 독서, 스트레칭, 산책 등 휴식을 통해 에너지를 회복시키세요. 휴식으로 육체적・정신적 피로가 어느 정도 해소된다면 이후에 진행하는 작업 능률이 더 향상될 거예요.

[6] 일정 관리 도구 활용

프로젝트 일정을 관리하고 팀 구성원 간 미팅 조율을 돕는 다양한 도구를 활용해 보세요. 가장 기본적인 일정 도구는 온라인 캘린더로 일정을 시각화하고 마감일을 식별하는데 도움이 됩니다. 되는시간은 구글, 네이버, 아웃룩 등 원하는 캘린더와 연동하여 사용할 수 있는 일정 조율 서비스입니다. 1:1, 팀 미팅처럼 프로젝트 별로 회의가 필요할 때 빠르게 스케줄을 잡거나 개인 일정을 관리할 때도 유용하게 사용할 수 있어요. 또한 Google Meet, Zoom, Slack, Notion 등 원하는 서비스와 연동하여 사용할 수 있어서 업무 생산성이 높아지는 경험을 할 수 있습니다.

오늘 소개해 드린 6가지 방법을 기반으로 한 주간의 일정을 계획해 보세요. 일정 관리를 잘할수록 시간 낭비를 최소화하고, 작업의 품질을 향상시켜 더 나은 결과물을 만들어낼 수 있어요. 이는 기존 클라이언트가 더 많은 프로젝트 기회를 제공하거나 새로운 클라이언트와의 연결을 가능하게 만들어 업무 기회를 확대시킬 수 있습니다. 일정 관리 하나로 더 많은 기회와 자유를 누려보세요!