생산성 덕후의 일정 관리 툴은 되는시간!

"생산성 뉴스레터를 만드는 사람이 선택한 생산성 일정 관리 툴은  되는시간이에요. 스케줄링이 너무 쉬워져요."
(당근메일 운영자 진대연)

Q. 데이브, 소개 부탁드려요.

A. 당근메일 뉴스레터를 만들고 있습니다.

당근메일(www.carrotletter.com) 은 ‘당신의 생산성 근육을 높여줍니다’ 라는 부제를 가지고 있는 뉴스레터이지만 사실 그냥 문득 생각나 만들어진 이름이예요. 당근과 채찍할 때의 당근이기도 해서, 열심히 일하느라 고생하시는 분들의 당근과 같은 뉴스레터가 되고 싶었기도 했어요. (다들 당근마켓과 무슨 연관성이 있냐고 물어보시는데요. 전혀 관계없는 뉴스레터입니다.)

생산성 관련 이야기를 하는 커뮤니티와 글들이 해외에는 정말 많아요. 근데 국내에는 없더라고요. 그래서 저와 필진들이 직접 만들고 어느덧 2년 반 정도 운영하고 있습니다. 읽을때는 좋지만 실제로 실천되지 않는 어려운 자기계발서 이야기가 아닌 그리고 툴에만 너무 집중하는 이야기도 아닌 진짜 우리의 삶과 일에서 발생하는 여러 문제들을 디지털 툴을 통해 해결하는 이야기를 담은 글을 쓰려고 노력하고 있어요. 조만간 커뮤니티도 오픈할 예정이랍니다.

Q. 언제부터 생산성 툴에 관심을 갖기 시작하셨어요?

A. 저는 성공한 덕후 입니다.

어렸을때 부터인데 프랭클린 플래너 '성공한 사람들의 7가지 습관' 책에 보면서 기존의 시스템 다이어리에서 좀 더 생산성을 내는 방식의 패러다임을 다이어리로 구현한게 굉장히 인상적이였어요. 특히나 데일리 레코드를 통해 과거와 미래를 연결해 가는 방식이 굉장히 충격적이였죠.

그리고 저는 중학교때 중고로 구입한 팜PDA를 시작으로 디지털 플래너를 사용하기 시작했어요. 그후 윈도우폰, 안드로이드폰 그리고 아이폰으로 이어지면서 관련된 생산성 툴은 모두 사용해봤습니다. 그 중에서도 가장 좋아한 노트는 바로 에버노트였죠. 꿈은 이뤄진다고 성덕(성공한 덕후)은 저를 말하는 것 같아요. 결국 제가 에버노트에 입사했거든요! 이 후로도 Flow, Allganize, mmhmm 등 생산성 도구들을 만들고 판매하는 회사를 자주 다녔어요. 그만큼 생산성 툴은 저에게 운명같은 일이자 덕업일치 랍니다.

그래서 생산성 툴을 사용한다는 것은 그리 특별한 일은 아니였답니다. 그리고 생산성 툴은 다른 툴과는 조금 다르게 나름의 철학을 담고 있어요. 그 철학을 바탕으로 만들어진 의도를 이해하면 툴들을 더 잘 쓸 수 있는 것 같아요. 그런 이야기들을 전해갈 생각에 당근메일을 시작하게 되었습니다.

Q. 데이브가 생각하는 이 세상에 가장 좋은 생산성툴은 무엇인가요?

A. 역시 가장 좋은 건 Notion 아닐까요.

생산성이 높은 사람들의 특징은 어떤 툴을 쓰느냐가 아니라 어떤 시스템을 가지고 있느냐가 중요하다고 생각해요. 생산성 툴에 자기를 맞추는 사람보다는 자기에게 맞는 생산성 툴을 고르는 사람이 현명하다고 생각합니다. 그런 의미에서 최고의 툴이 따로 있는 게 아니라 나에게 가장 잘 맞는 툴이 있을 뿐이죠.

저는 여러 가지 툴을 사용하고 있는데요. 그중에서도 제일 자주 사용하는 툴은 Notion이에요. 왜냐하면 개인의 시스템은 계속 바뀌기 마련인데, 노션은 저의 변덕스러운 마음에도 언제나 유연하게 대응해주는 도구이기 때문이죠. 자유도도 높고, 다양한 기능들도 계속 추가되고 있죠. 사람들과 노트를 만들고 공유하기도 편리하죠. 그 밖에도 할 일 관리로 Akiflow, 지식관리로 Evernote를 사용하고 있어요.

Q. 현재 되는 시간을 어떻게 활용하고 계신가요?

A. 모든 외부 미팅을 되는시간을 잡고 있어요

제가 사회생활 수년째입니다. 주로 해왔던 역할이 사업개발, 영업, 파트너십 관련된 것들이라 외부 미팅이 정말 정말 많습니다. 그때마다 가장 스트레스 받는 것은 스케줄 관리와 미팅 일정을 조율하면서 여러 차례 커뮤니케이션하는 과정이 힘들었습니다.

그래서 AI 기반 일정 관리 서비스 KonoLabs(코노랩스)도 써봤고, 국외 서비스인 SavvyCal(세비칼), Calendly(캘린들리), Doodle(두들) 등 거의 현존하는 일정 예약 시스템은 다 써본 것 같아요. 해외 서비스들은 정말 잘 만들어져 있지만 가장 아쉬웠던 점은 한글 지원이 되지 않는다는 점이었어요. 제가 만나는 90% 이상의 사람들은 한국 사람들인데 말이죠.

한국 사람들을 위한 일정 관리 서비스를 찾고 있을 때 되는시간을 운명처럼 만났어요. 한글 뿐만아니라 문자와 카톡으로 리마인드 기능을 지원하고 있어서 너무나 매력적인 서비스라고 생각했습니다. 지금까지 사용했던 모든 일정 관리 프로덕트 중에 단연 최고랍니다.

저는 외부 미팅이 많을 때는 일주일에 4~10개 미팅 일정을 되는시간을 잡고 있어요. 사업 개발을 잘하기 위해서는 네트워킹이 필수거든요. 누군가와 약속을 잡을 때 되는 시간을 사용하면 스케줄링 스트레스 없이 사람들과 손쉽게 약속을 잡고 대화할 수 있어요.

Q. 되는시간이 없었다면 어땠을까요?

A. 되는시간이 가장 좋은 방법인데, 없다면 계속해서 일정 조율 툴을 찾아 다녔을 것 같아요.

저는 구글 일정 관리를 열심히 하고, 이런저런 툴을 정말 많이 사용해봤기 때문에 필요성을 너무 잘 알고 있어요. 되는시간이 가장 좋은 방법이지만 없다면 계속해서 일정 관리 프로그램을 찾아볼 것 같아요. 각 툴마다 개성이 있는데요. 되는시간이 한글도 지원되고, 문자나 카카오톡 리마인드도 지원하고 있어서 저와의 약속을 잡으시는 상대방도 IT 지식이 없어도 일정을 잡는 데 어려움이 없어 가장 좋았어요. 자주 만나는 분들은 저의 일정 링크를 기억해 놓았다가 "되는시간으로 약속 잡으면 되죠?"라고 먼저 물어보실 정도니까요.

사실 약속을 잡고 스케줄 관리하는 건 굉장한 스트레스에요. 예를 들어 동시에 여러 명과 다른 미팅을 잡아야 할 때는 더욱 그렇죠. 예를 들어 A와 B와 동시에 약속을 정해야 할 때가 그래요. A에게 제가 가능한 시간 옵션을 제안하고 B에게도 동일한 옵션을 제안했을 때 정말 운이 좋지 않으면 두 사람 다 같은 시간을 말하는 경우가 생겨요. 그러면 둘 중 한 분과 다시 일정을 잡아야 하죠.

그리고 일정이 바로 잡히지 않으면 우리 머릿속에서는 계속 상대방과의 일정을 잡아야 하는 생각에 다른 일을 할 때 방해를 받게 되어요. 우리는 멀티태스킹이 힘들기 때문이죠. 그래서 약속 시간을 정하는데 은근히 많은 시간을 빼앗기게 된답니다. 특히나 되는 시간은 미팅과 미팅 시간 사이의 버퍼 시간을 설정해 둘 수 있어서 이동시간을 고려할 수 있어요. 또한 하루에 잡히는 외부 일정 개수를 조정할 수도있고요. 제가 부담되지 않는 선에서 계속 최적화할 수 있다는 게 가장 큰 장점이에요.

Q. 되는시간 기능 중 가장 좋은 것은 무엇인가요?

A. 문자로 예약 알림 받은 후 변경, 취소 기능이요!

되는시간으로 일정 예약하면 문자랑 메일로 예약 알림 받을 수 있거든요. 메시지 안에서 일정 변경과 일정 취소가 가능해요. 이 기능이 너무 편하고 좋다고 생각합니다. 한국에서는 메일을 잘 보지 않으시는 분들도 많이 계시기 때문에 문자나 카카오톡으로 메시지가 전달되면 굉장히 좋아하세요.

또 리마인드 메시지 기능이요. 항상 미팅 일정 전에 참석 가능한지 확인하잖아요. 되는시간으로 리마인드 알림 설정하면 한 단계의 업무 프로세스가 단축돼요. 그리고 뭔가 제가 세심하게 미팅 일정을 챙기는 사람처럼 상대방이 느끼곤 하죠. 되는 시간으로 일정을 잡고 일정 잡기에 실패한 경우가 거의 없어요. 쓰면 쓸수록 매우 만족하고 있답니다.

Q. 앞으로 되는시간을 계속 이용해 주실 건가요?

A. 제가 얼마나 열심히 캘린더 서비스를 찾아 헤맸는지 몰라요. 되는시간 만난 후로는 되는시간만 사용합니다.

물론입니다! 최근에는 영문 및 글로벌 타임존 지원이 된다고 하니 외국인 친구들을 위해서도 사용할 수 있게 되어서 더욱 좋아요. 스타트업씬에서는 커피챗이라고 해서 친해지고 싶은 분들과 일정을 잡고 대화하는 시간을 만들곤 하는데요. 되는시간을 이용하면 친분이 없어도 알고 싶은 분들과도 손쉽게 일정을 잡고 친해질 수 있어요.

사람을 많이 만나야 하는 저에게 정말 많은 에너지와 스트레스를 줄여주는 되는시간 앞으로도 쭈욱 이용할 생각입니다. 더 멋진 서비스로 거듭나시길 응원합니다! (저도 계속 피드백 끊임없이 드리겠습니다.)